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Text File  |  1992-10-02  |  3.7 KB  |  79 lines
  1. * STARTUP.DOC - Business Accounting System
  2.  
  3. Assuming  you've been testing this software with sample data  and are
  4. satisfied  with  its  performance, and  you  wish  to  begin creating
  5. live data, here's a few tips which may not  be  readily apparent to you:
  6.  
  7. //START WITH FRESH FILES//
  8.  
  9. Since this is a relational database system, it's quite  important that
  10. all  the data files and index files be in  sync  with  each other. The
  11. simplest thing to do is just to recopy every file from the  distribution
  12. set (your ZIP files) so that you overwrite  all existing  files. If you
  13. don't wish to do this, utilize the  below guidelines:
  14.  
  15. (1) You will need to destroy or overwrite ALL of the sample  data you
  16. may have created. The data files are those files which  have the
  17. extensions  DBF  and DBT. Just copy  these  files  from  the
  18. distribution  set so that they overwrite any existing  files  you may
  19. have  updated. Since this is a relational  database  system, failure
  20. to  overwrite  all  DBF  and  DBT  files   will   yield unpredictable
  21. results when utilizing the software.
  22.  
  23. (2)  You will need to recreate all file indices. These are  those files
  24. with  the extensions NTX. These index files  are  used  in conjunction
  25. with the data files. If you don't copy files from the distribution set,
  26. it's important that you set up fresh data files PRIOR  to  updating  the
  27. index files. Choose  one  of  the  below methods to update your index
  28. files:
  29.  
  30. (a)  If they have been provided with your distribution set,  copy these
  31. files  from  the distribution set so  they  overwrite  the existing
  32. files of the same name. If these files are not  present in  your
  33. distribution set, don't be alarmed, and use one  of  the other methods
  34. below.
  35.  
  36. (b)  From the operating system level, DOS, delete all files  with the
  37. extension  NTX  (del *.NTX). Any missing  index  files  will
  38. automatically be recreated each time you enter the system.
  39.  
  40. (c)  Immediately  upon entering the system, choose  the  "Reindex Files"
  41. option from the Utilities submenu. This will recreate each of the
  42. necessary index files.
  43.  
  44. //SETTING THE REPORTING PERIOD//
  45.  
  46. When  you  first install the system, the  Reporting  Period  will
  47. automatically  default to Period 01. The Reporting Period may  be
  48. incremented  by performing the "Period Closing" option  from  the File
  49. Updates submenu. Just run the closing repeatedly until  you have reached
  50. the period you wish to start in.
  51.  
  52. //SETTING UP CLIENT BALANCES//
  53.  
  54. You'll probably have to set up invoices for each of your  clients which
  55. presently  have  open invoice balances,  either  debit  or credit. You
  56. may create the invoices individually (as Detailed  or Manual  invoices),
  57. or  you may create just  one  summary  Manual invoice.  For  credits,
  58. create either a credit memo  via  "Create Invoices"  , or as an
  59. unapplied credit via "Enter Payments"  from the Accounting Menu.
  60.  
  61. NOTE:  If  any of the invoices/credits you wish to  set  up  were
  62. actually created in the prior fiscal year, you may want to  first
  63. increment the Reporting Period to period 12. Next you can  create any
  64. and  all invoices and credits. Once you are  satisfied  they have  been
  65. entered correctly, perform a closing once  again  and indicate that you
  66. are closing the Year in addition to the current period. Then peform the
  67. period closing repeatedly until you reach your  current  reporting
  68. period. This method will  prevent  those invoices from being reported
  69. with the current year's information.
  70.  
  71. //ONE LAST WORD//
  72.  
  73. Please don't let any of this intimidate you as it's really rather
  74. straight-forward  commen  sense. Setting up and  configuring  any kind
  75. of software is usually the most difficult part.  Once  it's done
  76. properly, everything else is downhill.
  77.  
  78. * end of file
  79.